因公临时出国（境）手续办理温馨提示
一、注意事项
（一）受理范围根据国家和学校相关规定，凡我校具有中国国籍的在职教职工因工作或学习需要，赴国（境）外开展教育教学、科学研究、学术访问、国际会议、文化交流、国际赛事、文艺演出、体育训练、教育展览、培训、研修以及友好交流访问等公务活动，均应按因公临时出国（境）管理，办理相关审批手续。严禁未经批准，擅自出国（境）执行公务活动。严禁出国（境）人员使用因私护照出国（境）。
（二）从事探亲、访友、旅游、就医等非公务活动属于因私出国（境），不在我处受理范围之内，应到人力资源处办理相关手续。
（三）计划参加同一会议的人员原则上应作为同一团组进行申报，不接受分多个团组系统申报。如公示团组时，有参加同一会议的其他人员，请在校内公示阶段及时致电国际处，合并成同一团组。
（四）从即日起使用新的校内审批表格，严格按照校内审批手续办理。
（五）附属医院人员办理相关手续时，各类表格中的人事财务纪监对应医院的人事财务纪监。附属医院人员因公出国手续原则上由医院外事专干与学校我部外事专干对接。
（六）出访时间严格按照日程安排填报，不得安排出访任务以外的活动。日程安排需按照官网上提供的模板填写，并进行本人签名，学院签章。
（七）出访经费不建议私人第三方支出。
二、办理时限
出访团组应严格按照时限要求，向我校国际处/港澳台办提交完整的申请材料进行初审，不符合时限要求、材料不齐的团组不予受理。赴美国、加拿大、俄罗斯团组应提前3个月；赴港澳地区及其他国家应提前2个月。原则上，我处不受理距离出国日期只有20个工作日的因公出国申请。上述时限要求将根据实时签证政策进行调整。
三、手续流程
1.因公临时出国
（1）向我校国际处提交《南华大学在职职工因公临时出国申请表》、邀请函及译文、日程表（需本人签字，学院签章）纸质档；
（2）进行校内公示；
（3）完成系统填报后导出，办理相关签字盖章手续后上传系统并点击上报；
（4）系统审批通过后，无因公护照的人员在指定时间内携带本人身份证到衡阳市委外办采集指纹及本人签名；（（太阳广场对面）市委大门进门一号楼1430房，0734-8853375）
（5）待因公护照制证后，完成系统签证中心信息（前往免签国家和办理电子签的人员无需填写,直接携带任务报批原件赴省委外办领取护照并开具出境证明）；
（6）等待省委外办签证室通知，携带任务报批及签证报批材料前往省委外办办证大厅（长沙市芙蓉区韶山北路12号湘汇大厦3楼）领取任务批件、护照及办理签证相关事宜；
（7）待签证办好后，前往省委外办领取护照；
（8）拿到办好签证的因公护照后，出国人员需到国际处进行行前教育；
（9）出国人员回国后应在7日内将因公护照交至省外办，并将回执交到校国际处；需在30日内提交参会照片（2张）、全体团员签字的出访实际日程安排、执行中央八项规定及其实施细则精神报告表及由团长签署的出访报告、新闻报道上传至系统。
2.因公临时出境
（1）向我校港澳台办提交《南华大学在职职工因公赴港澳台申请表》、邀请函、日程表（需本人签字，学院签章）纸质档；
（2）进行校内公示；
（3）完成系统填报后导出，办理相关签字盖章手续后上传系统并点击上报（目前只受理因公港澳通行证办理）；
（4）待因公港澳通行证制证后，到我校港澳台办领取。
（5）出境人员回校后应在7日内将因公港澳通行证交至我办；需在30日内提交参会照片（2张）、全体团员签字的出访实际日程安排、团长签署的出访报告、新闻报道。
四、材料清单
1. 因公临时出国团组
（1）南华大学在职职工临时因公出国申请表
（2）邀请函及译文
（3）行程
（4）湖南省因公出国任务申报表
（5）湖南省因公出国参团人员征求意见表
（6）因公临时出国人员备案表
（7）因公出访公示说明
（8）团长责任告知书
2. 因公临时赴港澳团组
（1）南华大学在职职工临时因公出国申请表
（2）邀请函及译文
（3）行程
（4）湖南省因公赴港澳报批件
（5）团长责任告知书
（6）因公临时赴港澳人员备案表
（7）参团人员情况表
（8）公示说明
五、联系方式
联系人：聂老师
电话：0734-8281648
办公地址：南华大学国际处/港澳台办316室（聚贤楼，老核科学技术学院楼）
六、中国与外国互免签证协定一览表：
http://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/cgqz/qzxx_660462/202110/t20211029_10403855.shtml
七、表格模板
见附件
